구글에 검색어를 입력하는데 1초 밖에 걸리지 않는 요즘, 문서 하나를 찾는데 38분이 걸린다는 것은 바보 같은 소리로 들린다.

하지만 1만 명 이상의 지원이 있는 큰 회사에서 직원들이 자기 컴퓨터, 회사 네트워크, 데이터베이스, 인트라넷 등에서 문서 하나를 찾는데 평균 38분이 걸린다는 조사결과가 나와 눈길을 끌고 있다.

다양한 분야 업체 중 직원 200명을 대상으로 한 이번 조사에서는 오랜 시간이 걸리는 이유로 직원들이 문서나 내부의 전문 문서를 찾는데 가장 효율적이고 적합한 툴이 무엇인지 모르기 때문인 것으로 나타났다.

응답자의 71%가 내부 문서를 찾기 위해서 “주변에 물어본다”라고 답했으며, 46%가 회사의 디렉토리를 사용한다고 답하고, 34%가 회사 웹 사이트나 인트라넷을 사용한다고 답했고, 30%가 전사적으로 이메일을 보낸다고 대답했다.

이와 관련해 조사 대상 업체 중 겨우 9%만이 내부 문서의 위치를 찾는 자동 시스템을 갖추고 있는 것으로 드러났다.

이번 조사는 오스터맨 리서치(Osterman Research)가 정보 위기 관리 소프트웨어를 만드는 레콤마인드(Recommind)의 위탁을 받아 수행해 조사 결과는 극히 적지만, 시사하는 바가 적지 않다. “적은 것으로 많은 일을 하라”를 중시하는 시대에 직원들의 생산성에 대해서 고민하고 있는 고위직들에게는 불안감을 안겨주기 충분하며, 많은 소송과 법률조사가 이뤄지면서 문서를 찾는 것이 중요해지고 있기 때문이다. 조사결과에 따르면, 86% 직원들이 정보 위험에 대한 회사측의 준비사항에 대해 우려를 표했다.

조사 보고서에는 “소송 및 법률조사의 위험이 높아지고 있음에도 불구하고, 대부분의 회사들은 문서관리에 대해 엄격하지 않고 심지어 오래된 정책을 업데이트 하지도 않는다”라고 지적했다. 이어, 이번 조사를 통해 알 수 있는 것 중, 무엇보다도 “위험성에 대해서 설명하고, 오래된 기술을 업데이트 하며, 최신의 툴을 직원들에게 제공하는 것”이이 가장 중요하다고 언급했다. editor@idg.co.kr